Tipps

Planen einer Konferenz
Informieren Sie rechtzeitig alle Teilnehmer über: Thema der Konferenz, Datum, Uhrzeit, vorgesehene Dauer, Einwahlnummer und den Zugangscode sowie über den Namen des Moderators. Für eine bessere Planung der Konferenz können Sie eine Agenda erstellen und die Dauer der zu benhandelnden Punkte festlegen.

Audiosysteme
Wenn mehrere Teilnehmer im selben Raum teilnehmen, verwenden Sie Festnetztelefone, Tischtelefone mit Freisprechanlage oder PC- Softphones mit Kopfhörern. Vermeiden Sie wenn möglich Mobilfunktelefone, weil sich diese gegenseitig stören können.

Hintergrundgeräusche
Wenn Sie an einer Konferenz teilnehmen, sollten Sie sich an einem Ort ohne Hintergrundgeräusche befinden, denn diese könnten die Tonqualität für die anderen Teilnehmer beeinflussen. Wenn es sich nicht vermeiden lässt und Sie von einem lauten Ort aus an der Konferenz teilnehmen müssen, schalten Sie Ihr Mikrofon aus, immer dann wenn Sie nicht sprechen.

Eröffnen einer Konferenz
Der Organisator (bzw. Moderator) muss sicherstellen, dass alle Teilnehmer eingewählt sind, bevor er die Konferenz eröffnet. Bei der Eröffnung der Konferenz begrüßt der Moderator die Teilnehmer, stellt sich vor, erläutert das Ziel der Konferenz und gibt den Teilnehmern die wichtigsten Informationen:

- er stellt sich selber vor, bevor er das Wort ergreift
- er weist darauf hin, dass bei bei Hintergrundgeräuschen das Mikrofon auszuschalten ist, wenn man selbst nicht spricht
- er weist darauf hin, dass jeder Sprecher sich kurz hält und beim Thema bleibt

Moderieren einer Konferenz
Für das reibungslose Gelingen einer Konferenz muss der Moderator:

- die Beiträge koordinieren
- sicherstellen, dass die Sprech-Zeiten eingehalten werden
- die wichtigsten Diskussionspunkte zusammenfassen
- die am Ende eines jeden Themas die getroffenen Entscheidungen wiederholen

Abschließen einer Konferenz
Bevor eine Konferenz beendet wird, kann der Moderator zu einer Runde abschließender Kommentare auffordern und sich bei den Teilnehmern bedanken. Nach der Konferenz sollte der Moderator den Teilnehmern eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Diskussionspunkte und der getroffenen Entscheidungen schicken.