Suggerimenti

Organizzazione della conferenza
Informare per tempo tutti i partecipanti su: argomento della conferenza, data, ora di inizio e durata prevista, modalità di accesso, nome del moderatore. Per una maggiore efficacia della conferenza creare un ordine degli argomenti da trattare (non più di tre o quattro) fissando in anticipo il tempo riservato alla discussione di ciascun argomento.

Dispositivi audio
Se vi sono più partecipanti nella stessa stanza utilizzare telefoni fissi, speakerphone da tavolo o softphone su pc con cuffie audio. Evitare telefoni cordless e cellulari perché possono causare interferenze.

Rumori di fondo
Assicurati di partecipare alla conferenza da un luogo dove non ci siano rumori di fondo che possano disturbare l’audio degli altri partecipanti. Se non puoi evitare un luogo rumoroso, silenzia il tuo microfono quando non devi parlare.

Apertura della conferenza
L’organizzatore (moderatore) si deve accertare che tutti i partecipanti siano collegati prima di dare inizio alla conferenza. Quando apre la conferenza, il moderatore da il benvenuto presentandosi, espone lo scopo della conferenza e fornisce le principali istruzioni ai partecipanti:

- prima di prendere la parola dire il proprio nome
- in presenza di rumori di fondo silenziare il microfono quando non si deve parlare
- formulare commenti brevi e attinenti al tema

Conduzione della conferenza
Per il corretto ed efficace svolgimento della conferenza il moderatore deve:

- coordinare gli interventi
- mantenere il rispetto dei tempi
- riassumere brevemente i punti di discussione importanti
- ripetere le eventuali decisioni prese alla fine della discussione di ogni argomento

Conclusione della conferenza
Prima di concludere la conferenza il moderatore può chiedere un giro di commenti finali e ringraziare i partecipanti. Successivamente è consigliato inviare ai partecipanti una mail di sintesi con l’elenco dei punti discussi e le eventuali decisioni prese.